برخی مشکلات باعث می شود تا تیم های طراحی غرفه نمایشگاهی از زمان های مقرر عقب افتاده و نتوانند غرفه ها را در موعد مشخص تحویل کارفرما دهند. در این مطلب شما را با برخی از این مشکلات آشنا می کنیم که به صورت گذرا به تعدادی از آنها در سلسله مطالب نحوه اجرای غرفه نمایشگاهی اشاره کرده ایم. با طرح آریا همراه باشید.

مسئولین برگزاری نمایشگاه ها بصورت سالانه تقویمی را تحت عنوان تقویم نمایشگاهی عرضه می کنند. تقویمی که تاریخ نمایشگاه های تخصصی و محل آن مشخص شده و شرکت کنندگان به کمک آن می توانند برای حضور در یک رویداد تجاری برنامه ریزی کنند. اما چرا سازمان ها و بسیاری از شرکت های معتبر نمی توانند تا پیش از آغاز زمان نمایشگاه، غرفه های خود را آماده کنند و همیشه از زمان برنامه ریزی شده عقب می مانند؟ شاید واضح ترین پاسخ در این مرحله تیم طراحی باشد. همیشه پیکان اتهامات به سوی تیم طراحی غرفه نمایشگاهی است. گروهی که مسئولیت سازمان دهی غرفه و اجرای پلان های مورد نظر سازمان و یا شرکتی را به عهده دارد که در این پروژه ها کارفرما نامیده می شود.

عوامل تاخیر در اجرا و ساخت غرفه نمایشگاهی

اما چه عواملی باعث می شود تا تیم طراحی از برنامه ریزی مناسب بازبماند؟ طبیعتا مسائل زیادی است اما عمده ترین مشکلات به دو دسته مهم تقسیم می شود. مشکلاتی که مستقیما متوجه تیم طراحی غرفه نمایشگاهی است و مشکلاتی که متوجه کارفرما و یا شرکتی است که در نمایشگاه حاضر می شود. اگر بخواهیم مشکلات بخش اول را نام ببریم، عموما به دلایلی اشاره می کنیم مثل بی توجهی به زمان شروع نمایشگاه، عدم ثبات نظر بر روی طرح، مشغله های غیرحرفه ای، عدم وجود هماهنگی در تامین و ارسال مواد مورد نیاز، بی توجهی به محل وقوع غرفه و البته، موارد دیگری که از این مقوله خارج است.

دلایل تاخیر در طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی که متوجه تیم طراحی است

بهتر است تیم طراحی برای همه ی موضوعات یک نقشه ی کلی آماده کند. طبیعتا طراحی و آماده سازی غرفه نمایشگاهی سخت ترین و ناممکن ترین کار دنیا نیست، اما تیمی که برای اهداف خود برنامه ریزی نداشته باشد، با مشکلات عدیده ای مواجه خواهد شد. مشکلاتی که کارهایی مثل طراحی و آماده سازی غرفه را به یک کار ناممکن و تا حدی نشدنی تبدیل می کند. این موضوع را از یک زاویه ی دیگر هم می توان مورد بررسی قرار داد. بسیاری از تاخیرهای موجود به سبب زمان اندک و بازه ی کوتاه باقی مانده تا شروع نمایشگاه است. همین موضوع باعث می شود تا تیم طراحی بسیاری از طرح ها را به صورت فوری یا به اصطلااح فورث ماجور آماده کند و بخش مهم از کارها را به عنوان کارهای اولویت دوم از مراحل اجرا خارج نماید. کارهایی که در این مرحله از اولویت خارج می شوند ممکن است شامل بازدید مستقیم از محل، بررسی امکانات و یا حتی آماده سازی فوری بخشی از ملزمات شرکت های شخص ثالث باشد. (منظور لوازمی مثل میزهای اداری و یا حتی مبلمان)

پس بهتر است که تیم ها از پذیرش مسئولیت هایی که در بازه فورث ماجور قرار گرفته اند پرهیز نمایند. تا امروز به ندرت به  مواردی برخورد کرده ام که یک تیم طراحی غرفه نمایشگاهی، مسائل فورث ماجور را به خوبی مدیریت کرده باشد و همه ی ایده های مورد نظر خود را در خصوص غرفه انجام داده باشد. از سوی دیگر به ندرت کارفرمایی را به خاطر می آورم که به یادآورده باشد دلیل اصلی مشکلات پیش آمده و تاخیر ها به خاطر سهل انگاری تیم سازمانی و یا شرکت برای جدی گرفتن تقویم نمایشگاهی است. در نهایت همه ی قصور تنها متوجه تیم طراحی غرفه نمایشگاهی است و نه کس دیگری، پس در انتخاب خود دقت کنید.

طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی

موضوع با اهمیت دیگری که حتما باید به آن پرداخت، مشکلاتی است که تیم طراحی به دلایل غیر حرفه ای پدید می آورند. مشکلاتی اعم از بی برنامه بودن، ناهماهنگی های تیمی و یا حتی عدم توجه به طرح های اولیه. مورد آخر در بیشتر مواقع دردسر ساز تر است و تیم های جوان را بیشتر از تیم های با تجربه در دام خود گرفتار می کند. عموما تیم هایی که اولین تجارب حرفه ای خود را پشت سر می گذارند، به نسبت سایر تیم ها زمان بیشتری برای تایید طرح صرف می کنند که این موضوع مسئله ی بغرنجی است. آنها می خواهند که بهترین کار ممکن را انجام دهند و برای همین به طرح های فضایی پیچیده و دیکانستراکت های لاینحل رو می آورند. همین موضوع سبب می شود که آنها اهداف اصلی پروژه را فراموش کنند و وقت خود را تنها به موضوع نحوه ی حل کردن دردسرهای سازه ی پیچیده اصلی اختصاص دهند. موضوعی که به خودی خود دارای اهمیت نیست.

بهتر است به طرح اولیه اعتماد کنید و مسائل خود را با طرح کردن معضلات تیم اجرایی کارفرما به پیش ببرید. هدف موفقیت شرکتی است که برای طراحی غرفه نمایشگاهی با شما قرار داد بسته است و نه چیز دیگری. برای همین اصلا مهم نیست که تا چه اندازه نور پردازی پیچیده ای در طرح خود به کار ببرید. در ادامه به مشکلاتی که از طریق کارفرما به تیم طراحی دکوراسیون غرفه تحمیل می شود می پردازیم.